ProperAd.pl

Od drugiej połowy września do końca listopada, a także w marcu i kwietniu, mamy sezon na eventy związane z marketingiem. Nagromadzenie ich w tych terminach nie jest przypadkowe – od początku czerwca do końca września trwa okres urlopowy przez co frekwencja byłaby znacznie niższa, z kolei grudzień i styczeń większość firm poświęca na podsumowywanie minionego roku i tworzenie planów na kolejny. Konieczność „upchania” eventów w tych kilku miesiącach skutkuje częstym dublowaniem się terminów wydarzeń. A ponieważ nie jesteśmy w stanie być równocześnie w dwóch miejscach zmuszeni jesteśmy dokonać wyboru.  Nawet jeśli jakimś cudem pokonali prawa fizyki (nie takie rzeczy potrafi dobry informatyk) ograniczeniem może być też dla nas aspekt finansowy. Większość wydarzeń bowiem kosztuje i to nie mało, a dochodzą też koszty transportu i noclegu. Duże firmy z pewnością stać aby wysyłać pracowników na wszystkie drogie konferencje i ekskluzywne szkolenia jednak wiele mniejszych przedsiębiorstw musi brać pod uwagę ograniczenia ich budżetu.

Na których eventach musimy być?

Podstawowe pytanie jakie musimy sobie postawić planując nasz eventowy kalendarz brzmi - w których wydarzeniach musimy wziąć udział? Powinniśmy więc zastanowić się jaką korzyść przyniesie nam obecność na danym evencie i zestawić ją z celami, które chcemy osiągnąć. Jeśli firma zorientowana jest na handel, a udział w danym wydarzeniu ma zaowocować znalezieniem nowych partnerów i klientów - jej priorytetem będą targi. Natomiast jeśli dane przedsiębiorstwo chce podnosić kwalifikacje swoich pracowników w pierwszej kolejności powinno poznać oferty szkoleń i warsztatów.

Poniżej krótki opis podstawowych kategorii, z którymi możemy się zetknąć przy okazji eventów branżowych:

Akademia to często inna nazwa dla konferencji, przeważnie mająca bardziej formalny charakter, często organizowana przy współpracy wyższych uczelni i placówek edukacyjnych. Wybierając akademie musimy nastawić się przede wszystkim na przyswajanie dużej dawki wiedzy w krótkim czasie, a same wystąpienia będą dotyczyły konkretnych zagadnień, nie zaś ogólnikowych tematów.

Festiwale polecamy przede wszystkim jeśli macie dużo czasu, gdyż tego określenia używa się często opisując zbiór wielu mniejszych wydarzeń. Efektem będzie na przykład kilkudniowy festiwal poświęcony danej tematyce w którego skład wejdą warsztaty, spotkania i wystąpienia odbywające się równocześnie w różnych lokalizacjach.Chociaż ten rodzaj eventów poświęcony jest raczej ściśle określonym zagadnieniom wydarzenia wchodzące w jego skład często nie są do końca „na temat”. Plusem jest z pewnością fakt, że udział w festiwalach przeważnie jest bezpłatny lub opłata jest symboliczna.

Z pośród całej gamy eventów branżowych największą popularnością cieszą się konferencje. Pod tym terminem kryje się jednak bardzo wiele - warto więc przed dokonaniem wyboru zapoznać się z dokładnym programem. Najczęściej konferencją będzie przeplatany przerwami zbiór krótkich prelekcji, wygłaszanych przez specjalistów z danego obszaru. Organizatorzy takich eventów tworzą atmosferę zachęcającą do networkingu, a więc odbywania rozmów z innymi osobami z branży, wymianę doświadczeń i informacji. Konferencje coraz częściej łączone są z warsztatami, targami lub innymi formami aktywności co sprawia, że ten rodzaj wydarzeń postrzegany jest jako najbardziej atrakcyjny. Zdarzają się konferencje darmowe jednak przeważnie koszt takiej imprezy to od 249 do nawet 890 złotych.

Jeśli wolicie mniej formalne branżowe aktywności zachęcamy do udziału w spotkaniach. Najczęściej odbywają się one w pubach i kawiarniach poza godzinami pracy, a organizowane są praktycznie w każdym większym polskim mieście. Wiele z nich ma cykliczny charakter, co sprzyja integracji uczestników i  buduje przyjemną atmosferę. Taka forma networkingu sprawdza się w różnych branżach i może zaowocować przyjemnymi skutkami zarówno w sferze biznesowej jak też prywatnej.  Większość spotkań nie wiąże się też z żadnymi opłatami (poza kosztem kawy lub innych trunków), a informacje o nich łatwo znaleźć na przykład na facebooku.

Oferta szkoleń jest najbardziej zróżnicowana i dotyczy zarówno zagadnień bardzo ogólnych, jak też obsługi konkretnych programów. Większość z nich wiąże się z kosztami, ale znaleźć można też opcje bezpłatne lub dofinansowywane (na te jednak miejsca bardzo szybko się zapełniają). Przed dokonaniem wyboru polecamy w tym wypadku dokładne zapoznać się z programem szkolenia i sprawdzić ile czasu zostanie poświęcone interesującym nas zagadnieniom. Nie zaszkodzi również zaczerpnąć opinii od osób, które w danym szkoleniu uczestniczyły w przeszłości.

Targi to wydarzenia najbardziej nastawione na sprzedaż produktów i usług.  Jeśli w trakcie odbywają się prelekcje, mają one charakter raczej dodatkowy, przede wszystkim zaś celem tego typu eventów jest zaprezentowanie konkretnych firm i rozwiązań. Zazwyczaj są darmowe w zakresie wstępu, natomiast jeśli chodzi o wystawienie swojego stoiska ceny są tutaj bardzo zróżnicowane i przeważnie zależą od lokalizacji oraz rangi wydarzenia.

Warsztaty to odmiana szkoleń nastawiona bardziej na działania praktyczne. Przyswojenie nowych informacji to bowiem jedno, umiejętność wykorzystania ich w konkretnych działaniach - drugie. Odpowiednio prowadzone warsztaty mogą być efektywniejsze niż najbardziej profesjonalne szkolenie. Warto zwrócić uwagę w jak dużych grupach będą się one odbywały – im mniejszych tym lepiej. Często istnieje też możliwość opracowania na warsztatach rozwiązań dla sytuacji pochodzących z konkretnego przedsiębiorstwa – otrzymać można w ten sposób nie tylko pożądany efekt, ale też wiedzę w jaki sposób do niego doprowadzić.  Im bardziej profesjonalne i zorientowane na uczestnika warsztaty tym ich koszt może być wyższy, zachęcamy jednak do poszukiwania warsztatów dofinansowywanych na przykład przez dane miasto, urzędy pracy czy też inne instytucje. 

Ile zainwestować i w jaki sposób zaoszczędzić?

Inwestować w rozwój warto zawsze, ale tak jak w przypadku każdej inwestycji należy brać pod uwagę stosunek kosztu do zysku. W tym przypadku jest to szczególnie trudne bo zyski rzadko będą się przekładały na wymierne wartości. Przede wszystkim musimy więc określić jaką kwotę jesteśmy w stanie przeznaczyć na tego typu działania i starać się jak najlepiej ją rozdysponować. Podczas planowania budżetu eventowego warto uwzględnić przede wszystkim te imprezy, które waszym zdaniem są kluczowe dla biznesu, który prowadzicie, ale także liczbę pracowników, którzy powinni wziąć w nich udział. Jeśli macie taką możliwość polecamy również założyć zapas – bo to,  że w trakcie roku pojawią się nowe imprezy, które nie zostały przez was uwzględnione jest tak pewne jak śmierć i podatki. Rynek eventów związanych z marketingiem i pochodnymi branżami wciąż rośnie i w kolejnych latach prawdopodobnie rosnąć będzie.

Natomiast co możecie zrobić żeby koszty eventów były mniejsze? Przede wszystkim trzymać rękę na pulsie. Bilety często są znacznie tańsze w przedsprzedaży. Dodatkowo organizatorzy przewidują liczne rabaty dla patronów wydarzenia, a także przy większej ilości kupowanych akredytacji. Zdarzają się też konkursy, w których wstęp na dany event można wygrać za darmo wykorzystując swoją kreatywność.

Mamy nadzieję, że powyższy tekst pomoże wam stworzyć najbardziej efektywny eventowy kalendarz. Zachęcamy też do stałego śledzenia zakładki - WYDARZENIA, znajdziecie w niej nie tylko przygotowane przez ProperAd.pl zestawienie branżowych eventów w podziale na wymienione powyżej kategorie, ale również dokładne opisy i programy konkretnych imprez.